Datenschutzerklärung

Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO)

KiEPhub ist eine webbasierte Lern- und Verwaltungsplattform, die von mehreren Unternehmen genutzt wird. Gemaess Art. 26 DSGVO besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen dem Plattformbetreiber und dem jeweiligen Unternehmen, ueber das Sie auf KiEPhub zugreifen.

Plattformbetreiber (KiEPhub) ist verantwortlich fuer:

• Technische Infrastruktur, Hosting und Serverbetrieb
• Cookies, Sitzungsverwaltung und Plattform-Sicherheit
• Plattformweite Dienste (Matrix-Server, H5P Hub, OCR-Verarbeitung)
• OAuth 2.0 / OpenID Connect Authentifizierungssystem

Unternehmens-Verantwortlicher ist zusaetzlich verantwortlich fuer:

• Kundenstammdaten, Profildaten und Kontaktdaten
• Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen
• Terminbuchungen und -verwaltung
• Lernplattform-Inhalte und Kurseinschreibungen
• Unternehmensspezifische Integrationen (EasyVerein, Lexware, Moodle)
• Aktivitaetsverfolgung (Time-Tracking)

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung ueber die gemeinsame Verantwortlichkeit sind beim Plattformbetreiber einsehbar. Unabhaengig von der internen Aufgabenteilung koennen Sie Ihre Rechte gegenueber jedem der Verantwortlichen geltend machen.

Cookies und Sitzungsverwaltung

Technisch notwendige Cookies

KiEPhub verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

Cookie-Eigenschaften

Alle Cookies sind mit folgenden Sicherheitsmassnahmen versehen:

• HttpOnly: Ja – Cookies sind nicht per JavaScript auslesbar
• SameSite: Lax – Schutz vor CSRF-Angriffen
• Secure: Ja (bei HTTPS-Betrieb) – Uebertragung nur ueber verschluesselte Verbindung

Keine Tracking-Cookies

KiEPhub verwendet keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Werbe-Cookies. Es werden keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Google Analytics, Facebook Pixel oder vergleichbare Tracking-Dienste werden nicht eingesetzt.

Da ausschliesslich technisch notwendige Cookies verwendet werden, ist keine gesonderte Cookie-Einwilligung nach § 25 TDDDG (ehem. TTDSG) erforderlich.

Sitzungsspeicherung

Sitzungsdaten werden in der Datenbank gespeichert und enthalten:

• Authentifizierungsstatus
• CSRF-Token
• Nutzereinstellungen fuer die aktuelle Sitzung

Sitzungen laufen nach 120 Minuten Inaktivitaet automatisch ab.

Datensicherheit

Technische Massnahmen

• Verschluesselung bei Uebertragung: Alle Verbindungen werden ueber TLS/HTTPS verschluesselt
• Passwort-Hashing: Passwoerter werden als Einweg-Hash (bcrypt) gespeichert und koennen nicht zurueckgerechnet werden
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Optional verfuegbar (TOTP-Verfahren)
• API-Authentifizierung: OAuth 2.0 mit verschluesselten Zugangstoken (Laravel Passport)
• Verschluesselte Speicherung: API-Schluessel und Zugangsdaten fuer externe Dienste werden verschluesselt in der Datenbank gespeichert
• CSRF-Schutz: Alle Formulare und zustandsaendernden Anfragen sind gegen Cross-Site-Request-Forgery geschuetzt
• HttpOnly-Cookies: Session-Cookies sind nicht per JavaScript auslesbar

Organisatorische Massnahmen

• Mandantentrennung: Unternehmensdaten werden durch eine mehrstufige Mandantenarchitektur strikt getrennt (Tenant-Middleware)
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Zugriff auf Daten wird durch Rollen (Super-Admin, Unternehmens-Admin, Mitglied, Lernender etc.) gesteuert
• Prinzip der Datenminimierung: Es werden nur die fuer den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten erhoben
• Lokale Datenverarbeitung: OCR und KI-Verarbeitung erfolgen ausschliesslich lokal auf dem Server, ohne Uebermittlung an externe Cloud-Dienste

Dateispeicherung

• Private Dateien werden in einem nicht oeffentlich zugaenglichen Verzeichnis gespeichert
• Oeffentlich zugaengliche Dateien (z. B. Profilbilder) sind nur ueber gesicherte Pfade erreichbar
• Hochgeladene Dokumente werden ausschliesslich serverseitig verarbeitet

OpenID Connect und API-Zugang

OAuth 2.0 / OpenID Connect

KiEPhub stellt einen OAuth 2.0-Autorisierungsserver mit OpenID-Connect-Unterstuetzung bereit. Dieser ermoeglicht es angebundenen Anwendungen, sich mit den KiEPhub-Zugangsdaten anzumelden (Single Sign-On).

Uebermittelte Daten bei OIDC-Authentifizierung:

• Nutzer-ID (sub)
• E-Mail-Adresse und Verifizierungsstatus
• Vor- und Nachname
• Unternehmens-ID und Rolle (KiEPhub-spezifisch)

Die Freigabe dieser Daten erfolgt nur nach ausdruecklicher Zustimmung des Nutzers im Rahmen des OAuth-Autorisierungsablaufs.

API-Endpunkte

KiEPhub bietet API-Endpunkte, die per Bearer-Token (OAuth 2.0) geschuetzt sind. Die folgenden Bereiche (Scopes) sind definiert:

• openid, profile, email – Standard-OIDC-Bereiche
• time-tracking – Zugriff auf die Zeiterfassungs-API
• archive-write – Schreibzugriff auf das Entwicklungsarchiv

Token koennen jederzeit vom Nutzer widerrufen werden.

Externe Plattform-Dienste

H5P Hub

Beim Abruf der verfuegbaren Inhaltstypen fuer die Lernplattform kontaktiert der Server den H5P Hub (h5p.org):

• Uebermittlung einer anonymen Server-Kennung (site_uuid)
• Abruf von Metadaten zu verfuegbaren Inhaltstypen

Es werden keine personenbezogenen Nutzerdaten uebertragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an aktuellen Lerninhalten). Anbieter: H5P Group, Norwegen.

Matrix-Kommunikation

KiEPhub ist an einen selbst gehosteten Matrix-Server (Synapse) angebunden:

• Automatische Erstellung eines Matrix-Benutzerkontos bei Erstanmeldung
• Zuordnung zu Unternehmens-Chatraeumen
• Login-Token fuer Single-Sign-On (SSO)

Die Kommunikation erfolgt ueber den selbst gehosteten Synapse-Server. Nachrichten werden Ende-zu-Ende-verschluesselt uebertragen, sofern die beteiligten Clients dies unterstuetzen.

Archivierungsfunktion (geplant): Ueber das Signalwort #notiert koennen Chat-Threads im KiEPhub archiviert werden. Bei privaten Chats wird ausschliesslich die eigene Zusammenfassung des Nutzers gespeichert – nicht der vollstaendige Chatverlauf des Gegenueber (DSGVO-konform). Mit #vergessen kann eine Archivierung rueckgaengig gemacht werden.

Zweck: Interne Kommunikation, Teamkollaboration. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dokumentenverarbeitung und OCR

Nutzer koennen Dokumente (PDF, Bilder) hochladen, die lokal verarbeitet werden:

• Originaldateiname, Dateipfad, MIME-Typ, Dateigroesse
• Per OCR (Tesseract) extrahierter Text
• Per KI (Ollama) strukturiert extrahierte Daten (z. B. Rechnungsdaten)
• Verarbeitungsstatus

Wichtig: Die gesamte Dokumentenverarbeitung (OCR und KI-Extraktion) erfolgt ausschliesslich lokal auf dem Server. Es werden keine Dokumente oder deren Inhalte an externe Cloud-Dienste uebertragen. Die eingesetzte KI (Ollama) laeuft vollstaendig lokal und DSGVO-konform.

Zweck: Automatisierte Belegerfassung und -zuordnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Videokonferenzen (BigBlueButton)

Fuer Videokonferenzen wird BigBlueButton eingesetzt:

• Gastlinks mit Token-basiertem Zugang
• Teilnahmeprotokollierung (Gast-Eintraege)
• Analyserueckrufe (Teilnehmermetriken, Umfrageergebnisse)

Zweck: Durchfuehrung von Online-Meetings und Schulungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mail-Versand

Fuer den Versand transaktionaler E-Mails (Kontoverifizierung, Terminbestaetigungen, Bestellbestaetigungen, Passwort-Zuruecksetzung) wird ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Je nach Konfiguration koennen folgende Dienste verwendet werden:

• SMTP-Server (selbst gehostet oder externer Provider)
• Postmark (Wildbit LLC, USA)
• Amazon SES (Amazon Web Services, Inc., USA)
• Resend (Resend, Inc., USA)

Bei Nutzung von US-Diensten erfolgt die Datenuebermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Uebermittelte Daten: E-Mail-Adresse, Name des Empfaengers, Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken

Es findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken statt. Es werden keine Daten an Adresshaendler, Datenbroker oder aehnliche Unternehmen verkauft.

Drittlandsuebermittlung

Eine Uebermittlung personenbezogener Daten in Drittlaender (ausserhalb des EWR) findet nur dann statt, wenn einer der folgenden Dienste eingesetzt wird:

• Zoom (USA) – fuer Videokonferenzen
• Telegram (VAE) – fuer Bot-Integration
• Postmark / Amazon SES / Resend (USA) – fuer E-Mail-Versand (je nach Konfiguration)
• Bezahldienste der jeweiligen Firma (zum Beispiel Stripe, PayPal, Apple Pay, Google Pay, Klarna) – für Bezahlvorgänge

In diesen Faellen ist die Uebermittlung durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und/oder einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO, EU-US Data Privacy Framework) abgesichert.

Die Kern-Datenverarbeitung (Datenbank, Dateispeicherung, OCR, KI) findet ausschliesslich auf Servern innerhalb des EWR statt.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die eingesetzte KI (Ollama) dient ausschliesslich der Unterstuetzung bei der Datenextraktion aus Dokumenten und der Chat-Funktion und trifft keine rechtlich relevanten Entscheidungen ueber betroffene Personen.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben gemaess der DSGVO folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestaetigung darueber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Im Falle einer Verarbeitung haben Sie das Recht auf Auskunft ueber die verarbeiteten Daten sowie weitere Informationen (Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfaenger etc.).

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Die Aktualisierung von Profildaten kann jederzeit selbststaendig in den Kontoeinstellungen unter „Profil" vorgenommen werden.

Recht auf Loeschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Loeschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In den Kontoeinstellungen steht eine Funktion zur Kontoloeschung zur Verfuegung, die das Benutzerkonto und die zugehoerigen Daten dauerhaft entfernt.

Einschraenkung: Daten, die steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. Rechnungen, Zahlungsdaten), koennen erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen geloescht werden.

Recht auf Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschraenkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gaengigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter der oben genannten Kontaktadresse.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gruenden, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, Widerspruch einzulegen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmaessigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht beruehrt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehoerde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstoesst.

Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklaerung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Aenderungen an unseren Diensten umzusetzen. Fuer Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklaerung.

Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung

Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos werden folgende Daten erhoben:

Die E-Mail-Adresse wird durch einen Verifizierungslink bestaetigt. Passwoerter werden nie im Klartext gespeichert, sondern ausschliesslich als Einweg-Hash (bcrypt).

Erweiterte Profildaten (Personen)

Nutzer koennen freiwillig zusaetzliche Profildaten hinterlegen:

• Anrede, Titel, Zweitname, Namenszusatz, Pseudonym
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Profilbild
• Telefonnummer(n) und weitere E-Mail-Adressen
• Postanschrift(en) inkl. Angaben zur Verwendung (Brief, Paket, Rechnung)
• Persoenliche Notizen

Zweck: Verwaltung von Kontaktdaten, Zuordnung zu Unternehmen und Kursen, Kommunikation, Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung), bei freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Geburtsdatum als Pflichtangabe: Bei einer Vereinsmitgliedschaft, einem Schul- oder Ausbildungsvertrag und bei Vertraegen mit laufenden Zahlungen (Abonnement) ist das Geburtsdatum Pflicht. Wer sich zu laufenden Zahlungen verpflichtet, braucht als Minderjaehriger die Zustimmung seiner Eltern (§§ 106 ff. BGB); zudem fuehrt das Mitgliederverzeichnis das Geburtsdatum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fuer den Chat wird das Geburtsdatum beim ersten Oeffnen abgefragt (siehe Abschnitt „Chat“). Bei einmaligen Kaeufen und kostenlosen Angeboten fragen wir es nicht ab.

Unternehmensdaten

Fuer die Zuordnung zu Unternehmen und die Mandantenfaehigkeit werden Unternehmensdaten verarbeitet:

• Unternehmensname, Rechtsform, Gruendungsdatum
• Steuernummer, USt-IdNr., Handelsregisterdaten
• Website, Logo, Favicon, Primaerfarbe (Branding)
• Kontaktdaten und Bankverbindungen (IBAN, BIC)

Zweck: Mandantentrennung, Rechnungsstellung, rechtliche Anforderungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).

Zahlungsdaten

Fuer die Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen werden folgende Daten verarbeitet:

• SEPA-Lastschrift: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsnummer, Mandatsdatum
• PayPal: E-Mail-Adresse des PayPal-Kontos
• Kreditkarte: Ausschliesslich die letzten 4 Ziffern, Karteninhaber, Ablaufdatum (keine vollstaendige Kartennummer)
• Bankueberweisung: Transaktionsdaten (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Gegenpartei IBAN/Name)

Zweck: Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrungspflichten).

Bestellungen und E-Commerce

Bei Bestellungen ueber den integrierten Shop werden verarbeitet:

• Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellstatus
• Bestellte Artikel mit Preisen, Mengen, Mehrwertsteuer
• Lieferadresse und Rechnungsadresse (vollstaendige Anschrift)
• Zahlungsstatus und -methode
• Sendungsverfolgungsnummer und Versanddienstleister
• Ggf. Verzicht auf das Widerrufsrecht mit Zeitstempel

Zweck: Vertragserfuellung, Versand, Buchhaltung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Lernplattform und H5P-Inhalte

Im Rahmen der Lernplattform werden folgende Daten verarbeitet:

• Kurseinschreibungen und Teilnehmerzuordnungen
• Erstellte H5P-Lerninhalte (Titel, Autor, Lizenz, Inhalt, Beschreibung)
• Kursbereiche, Kurs-Tags und Kursfortschritt
• Zuordnung von Inhalten zu Nutzern und Unternehmen

Zweck: Bereitstellung von Lerninhalten, Kursverwaltung, Fortschrittsverfolgung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung).

H5P-Inhalte werden lokal auf dem Server gespeichert.

Terminverwaltung

Fuer die Terminbuchung und -verwaltung werden verarbeitet:

• Name, E-Mail, Telefonnummer des Buchenden
• Termin-Zeitraum (Start/Ende), Termintyp
• Gastgeber und Buchender (Nutzerzuordnung)
• Nachricht des Buchenden
• Ort und ggf. Zoom-Meeting-Daten (Meeting-ID, Beitritts-URL)
• Stornierungsdaten (Zeitpunkt, Stornierungsgrund)
• Erinnerungsstatus

Zweck: Terminkoordination, Erinnerungen, Stornierungsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Termine koennen als ICS-Datei exportiert und in Kalenderanwendungen (z. B. Google Calendar) importiert werden.

Aktivitaetsverfolgung (Time-Tracking)

Sofern aktiviert, werden im Rahmen der Aktivitaetsverfolgung folgende Daten erfasst:

• Anwendungsname und Fenstertitel der genutzten Applikation
• Aufgerufene URL
• Aktiv-/Inaktiv-Status
• Zeitstempel der Erfassung (Heartbeat)

Die Erfassung erfolgt ueber eine API-Schnittstelle und ist regelbasiert konfigurierbar (z. B. getrennte Regeln fuer berufliche und private Nutzung). Taeglich werden aggregierte Zusammenfassungen erstellt.

Zweck: Zeiterfassung, Produktivitaetsanalyse, Arbeitszeitdokumentation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung im Rahmen eines Beschaeftigungsverhaeltnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers).

KI-Chat

Die Plattform bietet eine KI-Chat-Funktion, bei der folgende Daten verarbeitet werden:

• Chat-Sitzungen (Titel, zugeordneter Nutzer und Unternehmen)
• Chat-Nachrichten innerhalb der Sitzungen
• Verwendetes KI-Modell

Zweck: Unterstuetzung bei Aufgaben durch KI-basierte Textverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Protokoll der Verwaltung (Simulation, Anmelden als, Freigaben)

Personen mit Verwaltungsrechten können sich ansehen, wie die Plattform für ein anderes Konto aussieht (Simulation); Lernbegleitungen und Eltern können das für die von ihnen betreuten Schülerinnen und Schüler bzw. ihre Kinder. Zur Fehlersuche können sich Plattform-Administratoren außerdem als ein anderes Konto anmelden. Und sie legen fest, wer welche Bereiche der Plattform sehen darf (Freigaben). Damit diese Zugriffe nachvollziehbar bleiben, protokollieren wir:

• wer wann die Ansicht welches Kontos geöffnet oder beendet hat (Kontonummern, Zeitpunkt, IP-Adresse),
• bei der Anmeldung als ein anderes Konto zusätzlich die E-Mail-Adressen beider Konten und die Kennung des verwendeten Browsers,
• wer wann welche Freigabe erteilt oder entzogen hat (Kontonummer, Zeitpunkt, Bereich und Freigabe).

Inhalte des betrachteten Kontos werden dabei nicht gespeichert.

Zweck: Nachvollziehbarkeit von Verwaltungszugriffen, Schutz vor Missbrauch, Nachweis der vergebenen Zugriffsrechte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und nachvollziehbaren Verwaltung).

Externe Dienste und Datenweitergabe

Lexware Office (Buchhaltung)

Bei aktivierter Integration werden Kontakt- und Rechnungsdaten mit Lexware Office synchronisiert.

Uebermittelte Daten: Kundendaten, Rechnungsinformationen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Anbieter: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland.

Nextcloud

Bei aktivierter Nextcloud-Integration wird der Nextcloud-Benutzername in den Kontaktdaten gespeichert, um die Verknuepfung mit dem Dateisystem zu ermoeglichen.

Uebermittelte Daten: Benutzername. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Telegram

KiEPhub bietet eine Telegram-Bot-Integration:

• Speicherung des Telegram-Benutzernamens und der Chat-ID in den Kontaktdaten
• Empfang von Nachrichten ueber einen Webhook

Uebermittelte Daten: Telegram-Benutzername, Chat-ID. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Verknuepfung). Anbieter: Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Telegram.

Zoom (Videokonferenzen)

Fuer bestimmte Termine kann eine Zoom-Integration genutzt werden:

• Meeting-ID, Beitritts-URL und Start-URL werden gespeichert
• Die Videokonferenz selbst wird ueber Zoom-Server abgewickelt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter: Zoom Video Communications, Inc., USA. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Zoom. Die Datenuebermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Aufbewahrungsfristen

Chat (Matrix)

Dieses Unternehmen nutzt einen unternehmensinternen Chat auf Basis der Open-Source-Software Matrix (Chat-Server: https://matrix.kiepcloud.de). Der Chat ist Bestandteil von KiEPhub selbst und wird unmittelbar im Browser bedient; eine zusaetzliche Anwendung ist dafuer nicht erforderlich. Er dient der verschluesselten Kommunikation zwischen Mitgliedern, Mitarbeitenden und gegebenenfalls zugeordneten Kontakten innerhalb der Plattform.

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Anzeigename (Display Name), interne Matrix-Benutzer-ID, Geraete-Identifikatoren (Device IDs) zum Zweck der Ende-zu-Ende-Verschluesselung, Profil-Bild (sofern hinterlegt), Sitzungs-Tokens, Inhalte gesendeter Nachrichten und versandter Dateien sowie Zeitstempel und Lese-Status. Mitgliedschaften in Raeumen, gesendete Reaktionen und Anwesenheits-Status.

Geburtsdatum: Ist auf Ihrer Karteikarte bei diesem Unternehmen noch kein Geburtsdatum hinterlegt, fragt der Chat beim ersten Oeffnen einmal danach und speichert es auf der Karteikarte. Daran erkennen wir, ob in einem Gespraech Erwachsene und Minderjaehrige zusammentreffen, und wenden dafuer besondere Schutzregeln an; so ist etwa die Handy-App (Element) nur Volljaehrigen freigegeben. Andere Chat-Teilnehmende sehen Ihr Geburtsdatum nicht. Fuer Kinder, die von ihren Eltern betreut werden, tragen die Eltern das Geburtsdatum ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Kinder und Jugendliche im Chat zu schuetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Geburtsdatum bleibt gespeichert, solange Ihre Karteikarte besteht.

Ende-zu-Ende-Verschluesselung: Nachrichten in Raeumen werden standardmaessig Ende-zu-Ende-verschluesselt (Megolm/Olm). Der Server-Betreiber kann Nachrichteninhalte technisch nicht mitlesen. Zur Wiederherstellung des Nachrichtenverlaufs auf neuen Geraeten wird ein Wiederherstellungsschluessel (Recovery Key) je Benutzer erzeugt.

Speicherung des Wiederherstellungsschluessels: Damit Sie bei Geraetewechsel oder Geraeteverlust nicht den gesamten Chatverlauf verlieren, wird Ihr Wiederherstellungsschluessel verschluesselt in der KiEPhub-Datenbank abgelegt. Die Verschluesselung erfolgt symmetrisch mit dem anwendungsweiten Verschluesselungsschluessel (Laravel APP_KEY); im Klartext wird der Schluessel nicht gespeichert. Der Schluessel kann von Ihnen jederzeit ueber die Funktion „Schluessel anzeigen“ im Chat-Bereich von KiEPhub abgerufen werden. Jeder Selbst-Abruf wird intern protokolliert (Zeitstempel, Benutzer-ID, IP-Adresse). Wenn Sie den Schluessel ausschliesslich selbst aufbewahren moechten, koennen Sie ihn nach dem Anlegen aus der KiEPhub-Datenbank loeschen lassen (Anfrage an den Plattformbetreiber).

Handy-App (Element): Der Chat kann zusaetzlich in der Open-Source-App „Element“ genutzt werden. Die App verbindet sich direkt mit unserem Chat-Server. Fuer Benachrichtigungen auf dem Handy nutzt sie jedoch den Push-Dienst der Matrix.org Foundation (Vereinigtes Koenigreich) sowie Firebase Cloud Messaging (Google, USA) bzw. den Apple Push Notification Service (Apple, USA). Dabei werden ausschliesslich technische Kennungen uebertragen — die Kennung des Ereignisses und des Raumes sowie die Anzahl ungelesener Nachrichten —, keine Nachrichteninhalte. Diese Benachrichtigungen koennen in der App abgeschaltet werden; wenn Sie den Chat nur im Browser nutzen, findet diese Uebermittlung nicht statt.

Hosting: Die genutzte Matrix-Server-Instanz (Synapse) sowie die Chat-Oberflaeche in KiEPhub werden auf von uns bzw. dem Plattformbetreiber kontrollierten Servern innerhalb der Europaeischen Union betrieben. Abgesehen von den Push-Benachrichtigungen der Handy-App (siehe oben) findet keine Uebermittlung an externe Cloud-Dienste oder Drittlaender statt. Wir bzw. der Plattformbetreiber sind als Betreiber der Matrix-Instanz selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; eine separate Auftragsverarbeitung durch Dritte erfolgt nicht.

Software-Hersteller: Als Server-Software kommt Matrix Synapse zum Einsatz, eine Open-Source-Software aus dem Matrix-Projekt (Matrix.org Foundation). Die Bedienoberflaeche des Chats ist Bestandteil von KiEPhub und wurde vom Plattformbetreiber selbst entwickelt; eine Chat-Oberflaeche eines Drittanbieters wird nicht eingesetzt. Da die Server-Software auf unserem eigenen Server laeuft, findet keine Datenuebermittlung an den Hersteller statt.

Cookies: Der Chat wird als Teil von KiEPhub ausgeliefert und nutzt dieselben technisch notwendigen Sitzungs-Cookies wie die uebrige Plattform; zusaetzliche Cookies eines Drittanbieters werden nicht gesetzt. Im Browser-internen Speicher (localStorage, IndexedDB) legt der Chat Ihre Anzeige-Einstellungen sowie die Verschluesselungs-Schluessel, die Sitzungs-Identifikatoren und eine lokale Kopie kuerzlich gelesener Nachrichten ab. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Geraet und werden nicht an Dritte uebermittelt.

Zweck: Sichere interne Kommunikation, Austausch von Lern- und Verwaltungsinformationen, optionale Gruppenchats nach Bereichen oder Klassen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung — Bereitstellung der Kommunikationsplattform), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Kommunikationsumgebung; fuer das Geburtsdatum: Schutz Minderjaehriger, siehe oben).

Aufbewahrung: Nachrichteninhalte verbleiben verschluesselt auf dem Matrix-Server, bis Sie diese im Chat loeschen oder Ihr Konto ausser Betrieb genommen wird. Auf Antrag werden Ihr Konto und ein gespeicherter Wiederherstellungsschluessel vollstaendig geloescht (Art. 17 DSGVO). Die Inhalte Ihrer Nachrichten werden dabei in den Raeumen entfernt, denen Sie zum Zeitpunkt der Loeschung angehoeren; in Raeumen, die Sie vorher verlassen haben, ist das technisch nicht moeglich. Die geleerte Nachricht bleibt als Platzhalter mit Ihrer Chat-Kennung als Absender stehen, Anzeigename und Profilbild werden entfernt. Nachrichten anderer Teilnehmender bleiben erhalten.

Videokonferenzen (BigBlueButton)

Dieses Unternehmen nutzt die Open-Source-Konferenzsoftware BigBlueButton (erreichbar unter https://bbb.kiepcloud.de/bigbluebutton/) fuer Online-Konferenzen, Unterrichtsraeume und Sprechstunden.

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse (bei angemeldeten Teilnehmenden), Audio- und Video-Datenstroeme waehrend der Konferenz, geteilte Praesentationen und Whiteboard-Inhalte, Chat-Nachrichten, Beitritts- und Verlassenszeitpunkte, IP-Adresse waehrend der Sitzung.

Hosting: Der genutzte BigBlueButton-Server wird auf einer von uns kontrollierten Infrastruktur innerhalb der Europaeischen Union betrieben. Es findet keine Uebermittlung an externe Cloud-Dienste oder Drittlaender statt.

Software-Hersteller: Die eingesetzte Software ist BigBlueButton — eine Open-Source-Software, entwickelt durch BigBlueButton Inc. (Kanada). Da die Software lokal auf unserem Server laeuft, findet keine Datenuebermittlung an den Software-Hersteller statt.

Aufzeichnungen: Konferenzen werden aufgezeichnet, wenn dies fuer die jeweilige Stunde vorgesehen ist; dies wird vorher angekuendigt. Aufzeichnungen werden in unserer Konferenz-Software gespeichert und ein Jahr nach der Sitzung automatisch geloescht. Sie haben das Recht, der Aufzeichnung aus Gruenden zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation oder der Ihres Kindes ergeben (Art. 21 DSGVO); wir pruefen jeden Widerspruch einzeln und antworten schriftlich.

Gastlinks: Externe Personen koennen ueber einen Gastlink an Konferenzen teilnehmen, ohne ein Konto zu erstellen. Bei der Nutzung des Gastlinks werden der vom Gast selbst eingegebene Anzeigename, der Beitrittszeitpunkt sowie die IP-Adresse waehrend der Sitzung verarbeitet. Es erfolgt keine Identitaetspruefung der Gaeste.

Konferenz-Auswertung (Anwesenheits- und Aktivitaetsdokumentation)

Zur Qualitaetssicherung des Unterrichts und zur Anwesenheitsdokumentation werden nach Ende einer Konferenz folgende Daten dauerhaft in unsere Verwaltung uebertragen:

• Meeting-Name, Datum, Beginn und Ende
• Pro Teilnehmenden: Anzeigename, Rolle (Moderator/Teilnehmer), Beitritts- und Verlassenszeitpunkte, gesamte Anwesenheitsdauer
• Pro Teilnehmenden: Gesamtdauer mit eingeschalteter Kamera, Gesamtdauer mit offenem Mikrofon, Gesamtdauer mit aktivem Sprechen
• Bei Teilnehmenden mit Konto: Verknuepfung mit dem KiEPhub- oder Moodle-Benutzerprofil
• Bei Gaesten: Verknuepfung mit dem eingegebenen Anzeigenamen (anonym)

Inhalte werden NICHT gespeichert: Es werden keine Audio- oder Video-Aufnahmen, keine Chat-Nachrichten und keine Whiteboard-Inhalte aus der Konferenz in der Auswertung gespeichert. Erfasst werden ausschliesslich Metadaten (Zeitstempel, Dauern, Geraete-Status an/aus).

Zweck: Anwesenheitsdokumentation, Qualitaetssicherung, Nachvollziehbarkeit der Teilnahme an Pflicht-Veranstaltungen, Erkennung technischer Probleme.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung — Bereitstellung der Lern- und Konferenzangebote), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Anwesenheitsdokumentation und Qualitaetssicherung). Bei Minderjaehrigen erfolgt die Verarbeitung im Einklang mit der elterlichen Einwilligung in die Plattformnutzung.

Wer hat Zugriff? Die Auswertung ist ausschliesslich fuer Verwaltungs-Mitarbeitende und Administratoren einsehbar (Rolle "Verwalter" oder "Administrator"). Lehrkraefte selbst haben keinen Zugriff auf die Anwesenheitsauswertung anderer Lehrkraefte oder einzelner Lernender.

Aufbewahrung: Aggregat-Daten (Anwesenheitsdauer, Kamera- und Mikrofon-Zeiten pro Teilnehmenden und Konferenz) werden bis zu einem Jahr aufbewahrt — sie dienen als Nachweis fuer abgerechnete Stunden ueber einen vollstaendigen Abrechnungszyklus samt spaeterer Rueckfragen. Detaillierte Roh-Ereignisse (einzelne Kamera-an/aus-Zeitpunkte) werden bis zu 180 Tage aufbewahrt. Danach werden die Daten automatisch geloescht.

Cookies in BigBlueButton: BigBlueButton setzt eigene technisch notwendige Sitzungs-Cookies zur Authentifizierung der Konferenzteilnahme. Diese verbleiben auf unserer Konferenz-Domain und werden nicht an Dritte uebermittelt.

Ihre Rechte: Sie koennen jederzeit Auskunft ueber Ihre in der Konferenz-Auswertung gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO) sowie deren Loeschung (Art. 17 DSGVO) — auch vor Ablauf der oben genannten Aufbewahrungsfristen.

Videokonferenzen und Aufzeichnungen (Jitsi Meet)

Wir nutzen die Open-Source-Konferenzsoftware Jitsi Meet (erreichbar unter https://jitsi.kiepcloud.de) fuer Online-Unterricht, Lernraeume, Beratungen und Besprechungen. Die Software laeuft auf einem von uns angemieteten Server in Deutschland. Es findet keine Uebermittlung an externe Cloud-Dienste oder in Drittlaender statt. An den Hersteller der Software werden keine Daten uebermittelt.

Verarbeitete Daten waehrend einer Konferenz: angezeigter Name, bei angemeldeten Personen die Verknuepfung mit dem Benutzerkonto, Audio- und Video-Datenstroeme, ein geteilter Bildschirm, Chat-Nachrichten im Konferenzraum, Beitritts- und Verlassenszeitpunkte sowie die IP-Adresse waehrend der Sitzung.

Aufzeichnungen

Was aufgezeichnet wird: Einzelne Lernstunden werden aufgezeichnet. Nicht jede Stunde wird aufgezeichnet. Welche Stunden aufgezeichnet werden, entscheiden wir. Eine aufgezeichnete Stunde ist vorher als solche gekennzeichnet, und die Anleitung sagt zu Beginn der Stunde an, dass aufgezeichnet wird.

Was in der Aufzeichnung enthalten ist: Kamerabild und Ton aller Teilnehmenden, die angezeigten Namen, ein geteilter Bildschirm und der Chat des Konferenzraums. Es entsteht eine einzelne Videodatei. Eine einzelne Stimme oder ein einzelnes Kamerabild laesst sich daraus nicht entfernen. Unser Whiteboard und die Unterlagen auf der Lernbuehne sind nicht in der Videodatei enthalten, ausser jemand teilt sie ueber den Bildschirm.

In unseren Stunden gilt Kamerapflicht — auch in Stunden, die aufgezeichnet werden. Ein Ausblenden einzelner Teilnehmender aus einer Aufzeichnung bieten wir nicht an, weil unsere Konferenztechnik das nicht verlaesslich leisten kann.

Zwecke:

1. Nachbereitung: Wer in der Stunde war, kann sie spaeter noch einmal ansehen.
2. Aufklaerung: Wird der Vorwurf erhoben, in einer Stunde sei etwas vorgefallen, koennen wir nachpruefen, was geschehen ist. In unseren Stunden leiten teils aeltere Kinder juengere Kinder an. Die Aufzeichnung schuetzt in einem solchen Fall das betroffene Kind ebenso wie eine zu Unrecht beschuldigte Anleitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an den beiden genannten Zwecken. Wir haben dazu eine schriftliche Abwaegung erstellt und dabei besonders gewichtet, dass es um Kinder geht. Sie koennen diese Abwaegung bei uns anfordern. Wir stuetzen die Aufzeichnung ausdruecklich nicht auf eine Einwilligung.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie koennen der Aufzeichnung aus Gruenden widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation oder der Ihres Kindes ergeben. Formlos und ohne Kosten; eine Nachricht an uns genuegt. Wir pruefen jeden Widerspruch einzeln und antworten schriftlich. Ehrlich dazu: Ein Ausblenden einzelner Teilnehmender aus einer Aufzeichnung koennen wir nicht anbieten. Koennen wir einem Widerspruch deshalb nicht entsprechen, besprechen wir gemeinsam mit Ihnen, ob und wie die Teilnahme fortgesetzt werden kann.

Wer Zugriff hat: die Anleitung der Stunde; bei Lernstunden die Personen, die nachweislich in dieser Stunde anwesend waren; bei Kursen, Lerngruppen und Versammlungen die Personen, die zu diesem Konferenzraum gehoeren; sowie unsere Konferenz-Verwaltung. Jeder Zugriff der Verwaltung auf eine fremde Stunde wird protokolliert. Fuer den Zweck Aufklaerung wird eine Aufzeichnung nur bei einem konkreten Anlass geoeffnet; auch das wird protokolliert. Ein Durchsehen auf Verdacht findet nicht statt. Aufzeichnungen werden nicht veroeffentlicht und nicht an Dritte weitergegeben.

Aufbewahrung: Wir loeschen Aufzeichnungen ein Jahr nach der Stunde.

Gaeste: Externe Personen koennen im Einzelfall ueber einen Gastzugang teilnehmen. Da sie keinen Vertrag mit uns geschlossen haben und diesen Hinweis nicht kennen, fragen wir sie vor dem Eintritt ausdruecklich, ob sie mit einer moeglichen Aufzeichnung einverstanden sind. Wer nicht zustimmt, nimmt an dieser Stunde nicht teil. Verarbeitet werden dabei der selbst eingegebene Anzeigename, der Beitrittszeitpunkt und die IP-Adresse waehrend der Sitzung. Eine Identitaetspruefung findet nicht statt.

Ihre weiteren Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Loeschung (Art. 17), Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18) und Beschwerde bei der Aufsichtsbehoerde (Art. 77). Nach einem berechtigten Widerspruch koennen Sie auch die Loeschung bereits vorhandener Aufzeichnungen verlangen.

Stand bei der Freigabe

Wird eine Anmeldung oder ein Benutzerkonto freigegeben, durch die Verwaltung oder in bestimmten Fällen automatisch, etwa nach einem Kauf, halten wir fest, welche Angaben dabei vorlagen. So bleibt nachvollziehbar, worauf die Entscheidung beruhte.

Welche Daten: Name, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum und Anschrift, der Stand des Anmeldebogens mit Ihren freien Angaben, Art und Bezeichnung Ihrer Dokumente ohne die Dateien selbst sowie Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse Ihrer Kinder.

Wie lange: Diese Aufzeichnung wird nachträglich nicht angepasst, auch wenn Sie Angaben berichtigen oder Dateien löschen. Wir löschen sie spätestens 12 Monate nach der Freigabe. In unseren Datensicherungen kann sie danach noch rund ein Jahr enthalten sein, dort wird sie nicht einzeln gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Entscheidungen über Anmeldungen nachvollziehen zu können.